Die derzeitige manuelle Erstellung des Monatsschichtplans, des Tagesdienstplans und der Monatsabrechnung durch Microsoft Excel bei der Berufsfeuerwehr Klagenfurt erfordert einen beträchtlichen administrativen Aufwand. Die Feuerwehr, aufgeteilt in 10 Pools für verschiedene Aufgabenbereiche, hat jeweils einen Poolmanager, der für die Planung und Abrechnung verantwortlich ist. Im Bestreben, diesen Prozess zu optimieren und die Effizienz zu steigern, plant die Feuerwehr die Implementierung eines integrierten Systems. Diese Initiative zielt darauf ab, die Planung und Erstellung der Dienstpläne durch die Nutzung von Datenbanken und einer benutzerfreundlichen Weboberfläche zu erleichtern. Der bislang manuell eingetragene Monatsschichtplan soll automatisch ausgelesen und übersichtlich auf der Weboberfläche dargestellt werden. Diese Digitalisierung ermöglicht es, dass Änderungen bei Bedarf direkt im Tagesdienstplan vorgenommen werden können. Sobald der Tagesdienstplan festgelegt ist, erfolgt eine nahtlose Integration der Daten in die Monatsabrechnung, wodurch der gesamte Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird. Die Implementierung dieses integrierten Ansatzes wird nicht nur zu einer effizienteren Feuerwehrplanung beitragen, sondern auch die Möglichkeit bieten, Ressourcen besser zu verwalten und die Genauigkeit der Abrechnungsprozesse zu verbessern.

Unser Projekt wird bearbeitet und erstellt an der HTL Mössingerstraße

Dieses Projekt wird gemeinsam mit einem Wirtschaftspartner durchgeführt:

Details

Aktuelle Vorgangsweise der Berufsfeuerwehr

Aktuelle Vorgangsweise leicht erklärt:

Das Bild zeigt ein Ablaufdiagramm, welches den derzeitigen Prozess der Dienstplanung und -abrechnung bei der Berufsfeuerwehr Klagenfurt visualisiert. Der Prozess nimmt seinen Ausgangspunkt in der manuellen Erstellung eines Monatsschichtplans mittels Excel. Aus diesem übergeordneten Plan wird der Tagesdienstplan abgeleitet, der die Einteilung und Verwaltung der Feuerwehrkräfte über zehn verschiedene Aufgabenbereiche, sogenannte Pools, unter der Leitung jeweiliger Poolmanager, regelt. Diese Manager sind verantwortlich für die tagesaktuelle Planung und die daraus resultierende Monatsabrechnung. Flexibilität im Prozess wird durch die Möglichkeit, Änderungen im Tagesdienstplan vorzunehmen, gewährleistet. Diese Änderungen werden dann in den Prozess der Monatsabrechnung übernommen, was derzeit noch manuell erfolgt. Das Bild unterstreicht die Notwendigkeit einer Optimierung durch die zukünftige Einführung eines integrierten Systems, welches diesen Vorgang effizienter und genauer gestalten soll.

Unsere Verbesserung

Die Optimierung erklärt:

Der erste Schritt im digitalen Workflow ist das Hochladen des Excel-basierten Monatsschichtplans auf eine Web-Oberfläche, wodurch der Plan in eine zentrale SQL-Datenbank gespeichert wird. Diese Digitalisierung erleichtert die Handhabung der Daten, da sie nun in einem einheitlichen System zentralisiert sind. Die Datenbank ermöglicht dann das Generieren des Tagesdienstplans, der flexibel auf Änderungen reagieren kann, welche durch die Pool Leader vorgenommen werden können. Dieser Schritt ist durch einen Kreislauf zwischen dem Datenbank-Symbol und dem Feuerwehrhelm-Symbol mit der Anmerkung "Evtl. Änderungen" dargestellt. Schließlich werden die Informationen aus dem Tagesdienstplan automatisch in die Monatsabrechnung übernommen, was durch den Pfeil vom Tages-Dienstplan-Symbol zum Monats-Abrechnung-Symbol mit dem Eurozeichen dargestellt wird. Dieser Schritt deutet auf die automatische Integration von Arbeitszeiten und anderen relevanten Daten in das Abrechnungssystem hin, was eine erhebliche Reduzierung des administrativen Aufwands bedeutet.

Frontend

Aufgaben des Frontends kurz erklärt:

Das Frontend in diesem Projekt ist eine entscheidende technische Komponente, die den Poolmanagern der Berufsfeuerwehr Klagenfurt ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Es dient als Benutzeroberfläche für die Interaktion mit einem integrierten System zur Dienstplanung und Monatsabrechnung. Die Hauptfunktionen des Frontends umfassen die Tagesdienstplanung, die Integration von Daten in die Monatsabrechnung und die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Weboberfläche mit Echtzeitaktualisierungen. Die Tagesdienstplanung erfolgt ebenfalls über das Frontend, wobei Poolmanager Feuerwehrmänner für Aufgaben und Schichten zuweisen können. Änderungen werden in Echtzeit erfasst und in der Datenbank gespeichert. Die Integration der Daten in die Monatsabrechnung erfolgt nahtlos, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Genauigkeit gewährleistet wird.

Backend

Aufgaben des Backends kurz erklärt:

Im Backend dieses Projekts liegt die Verantwortung darin, die anfallenden Daten mit äußerster Sorgfalt zu verwalten. Dies beinhaltet nicht nur das einfache Speichern, sondern auch die systematische und geordnete Strukturierung in der Datenbank. Diese präzise Organisation stellt sicher, dass die Daten nicht nur gespeichert, sondern auch leicht zugänglich und effizient abrufbar sind, um in späteren Arbeitsprozessen reibungslos genutzt werden zu können. Darüber hinaus spielt die automatische Generierung der Monatsabrechnung eine entscheidende Rolle. Dieser Prozess erfolgt auf Grundlage der zuvor gespeicherten und genau festgelegten Daten. Die Implementierung einer solchen automatisierten Funktion ermöglicht nicht nur eine zeitnahe Abrechnung, sondern auch eine hohe Genauigkeit und Verlässlichkeit, da mögliche menschliche Fehler minimiert werden. Diese detaillierte und effiziente Datenverarbeitung im Backend trägt maßgeblich dazu bei, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Gesamteffizienz des Projekts zu steigern.