Das Programm enthält mehrere Administrationstools, welche den Administratoren die täglichen Arbeiten erleichtern sollen. Dazu gehört unter anderem ein Chattool, welches es den Administratoren ermöglicht, untereinander leicht zu kommunizieren. Weiters beinhalten diese einen Workflow-Designer, womit Abfolgen von Funktionen abgespeichert und anschließend wieder ausgeführt werden können. Zusätzlich können über mehrere Tools bestimmte Dateien einfach bearbeitet werden, ohne dass diese separat geöffnet werden müssen. Über die von Microsoft zur Verfügung gestellten Programme, genannt PSTools, können unter anderem alle Computer remote neu gestartet und heruntergefahren werden.

Es wird eine intuitive, ansprechende Benutzeroberfläche entworfen. Die einzelnen Fenster sollen in ihrer Position und Größe verändert werden können. Wenn gewünscht können sie auch ihre standardmäßige Position wiederfinden. Die Oberfläche von i.T.o.o.L. ist in 5 Segmente unterteilt. Das erste Segment befindet sich in der linken oberen Ecke und zeigt den angemeldeten Benutzer an. Hier befindet sich auch ein Abmelden-Button, mit dem man sich abmelden kann. Rechts daneben befindet sich eine Registerkarte, die die Reiter, Listen, Räume, Quick Access, Administration, Favoriten und Werkzeuge beinhaltet. Unter jedem Reiter befinden sich verschiedene Funktionen. Das linke Fenster dient zur Anzeige von den Daten der Datenbank, dies erfolgt über eine Tabelle. In dem rechten Fenster werden alle Tools angezeigt. Hier wird meistens eine Eingabe von Daten benötigt. An der rechten Seite befinden sich die integrierten Tools.

Der Grobentwurf enthält alle Gundfunktionen des Projektes i.T.o.o.L. und ihre grundsätzlichen Einsatzgebiete. Die genaueren Spezifikationen der einzelnen Teilbereiche werden untern den entsprechenden Reitern beschrieben.

Beim Inventurmodus handelt es sich um eine eigene Applikation, die bei der Inventur behilflich sein soll. Für alle Geräte ist es möglich, eine Inventuretikette auszudrucken. Diese Inventuretiketten enthalten immer die Datenbank ID des jeweiligen Gerätes, die Seriennummer und eine Kennzeichnung, um welchen Gerätetyp es sich handelt. Diese Informationen werden in einen Barcode umgewandelt und am Etikett angebracht. Bei einer späteren Inventur kann nun mit Hilfe eines Barcode-Scanners der Barcode eingelesen werden. Die gescannten Geräte werden anschließend auf ihre Aktualität geprüft und bei Bedarf wird eine Konfliktliste angezeigt.

Zur Lösung etwaiger Probleme der Standardbenutzer werden Tools zur Fehlerdiagnose zur Verfügung gestellt. Diese Tools geben Informationen über den gewünschten Computer wieder. Sie geben eine Hilfestellung zum Finden des Fehlers, lösen und finden diese aber nicht selbst. Bei dieser sogenannten Schnelldiagnose werden verschiedene Aktionen für Drucker und Computer ausgeführt. In beiden Fällen wird ein Ping durchgeführt und zusätzlich die MAC-Adresse ausgelesen. Weiters wird bei beiden Gerätetypen die Uptime des Gerätes ausgelesen. Zusätzlich werden für den jeweiligen Gerätetyp spezifische Daten ermittelt. Diese Informationen werden für die Drucker via SNMP ausgelesen.